Ekologické, praktičtější, rychlejší – takové bude přibližně od poloviny roku 2023 na Univerzitě Palackého vyplňování a schvalování dovolenek a odevzdávání docházky. Elektronická evidence docházky a elektronické dovolenky prošly v předchozích měsících testováním na rektorátu a univerzitních zařízeních, aktuálně se „bezpapírový“ systém postupně zavádí na celé univerzitě.
„Žádosti o dovolenou se zadávají elektronicky prostřednictvím nového systému, rovnou se odesílají nadřízenému ke schválení a následně se automaticky propíšou do docházky. Ve stejném systému funguje zpracování a předání docházky před koncem měsíce, čímž se celý proces urychlí, a navíc šetříme životní prostředí,“ vyjmenovala výhody nového systému kvestorka univerzity Petra Jungová s tím, že dočasně má systém ještě dílčí omezení, na jejichž odladění se intenzivně pracuje ve spolupráci s Centrem výpočetní techniky (CVT) a Oddělením řízení lidských zdrojů (OŘLZ).
„Do evidence se zatím automaticky nepropisují pracovní cesty a další druhy nepřítomnosti, vyjma dovolené, a je tedy potřeba je do docházky zapsat ručně jako doposud. Doklady o nepřítomnostech typu darování krve či účasti na pohřbu je zatím také potřeba předávat v papírové podobě,“ doplnila kvestorka. Na Portále UP je pro elektronické zadání dovolenky či odevzdání docházky zřízena nová dlaždice s názvem Evidence docházky, nechybí také nápověda. Aktuálně již systém využívá rektorát a univerzitní zařízení, v nejbližší době se zapojí filozofická a přírodovědecká fakulta, následovat budou fakulty zdravotnických věd a právnická. Postupné zavádění systému, včetně zaškolení evidentek docházky a personalistek, by mělo být ukončeno do května 2023, kdy je plánováno nasazení elektronizace docházky i dovolenek na všech fakultách a centrálních jednotkách UP.
Na Univerzitě Palackého trvá poptávka po elektronizaci řady dalších agend a systémů, na níž se postupně intenzivně pracuje. V předchozím roce například přešel Akademický senát UP novelou svého volebního řádu výhradně na elektronickou verzi hlasování ve volbách do senátu, Správa kolejí a menz zase spustila vedle papírových knih ve všech menzách elektronickou knihu přání a stížností. Již od března roku 2020 platí pro všechny součásti i zaměstnance UP povinnost používat elektronické cestovní příkazy, jejichž podoba od té doby prošla prostřednictvím CVT intenzivním vývojem k uživatelsky přívětivější podobě. Na dalších projektech se nadále intenzivně pracuje.
„V budoucnu bychom chtěli digitalizovat většinu schvalovacích postupů na UP. Už nyní lze na Portále UP například elektronicky požádat o vypsání veřejné zakázky nebo nechat schválit podání grantové žádosti. Na elektronické schvalování dále čekají například ‚košilky‘ pro podpis smluv,“ upřesnil ředitel CVT David Skoupil.