Zázemí, pomoc, servis, vstřícnost, empatie, profesionalita. Kterékoliv z těchto slov by mohlo stát na ceduli jednoho domu v olomoucké Vodární ulici. Doslova jen pár desítek metrů od středu města v boční uličce stojí univerzitní budova s číslem 6, v níž našla své místo Welcome Office (WO).
Úředním jazykem řečeno je to oficiální kontaktní a informační místo UP, které poskytuje pomoc zahraničním studentům, zaměstnancům a dalším návštěvníkům v oblasti administrativy, studia, ubytování, víz, pojištění atd. Méně úředně to znamená, že zrovna tady cizinci najdou veškerý servis, který potřebují k tomu, aby se na univerzitě a ve městě necítili ztraceni. „Jedním z našich klíčových úkolů je aktivní podpora při řešení vízových otázek a povolení k pobytu. Já jako vedoucí kanceláře jsem hlavním kontaktem pro Odbor azylové a migrační politiky. Poskytujeme komplexní pomoc při vyplňování formulářů žádostí, přípravě a kontrole dokumentů a všeho, co s tím souvisí,“ vypočítává Alena Vyskočilová, která WO vede.
Pro ilustraci, co obnáší taková agenda kanceláře na univerzitě, na kterou přijíždí během roku tisíce cizinců z celého světa, pár čísel: Loni dokázal tým mj. zařídit cizincům 567 termínů na osobní schůzky kvůli vízům a všemu, co souvisí s pobytem. Do kanceláře pro informace osobně dorazilo více než 250 zahraničních studentů, dalším více než padesáti lidem se věnovali mimo kancelář. Loni se třeba vypravili se zájemci i na téměř tři desítky prohlídek města a univerzity. A kdo jsou oni? „V kanceláři se střídá tým čtyř zkušených a vyškolených asistentů, kteří jsou také připraveni poskytnout osobní asistenci v terénu,“ dodává Alena Vyskočilová.
Základním principem tohoto typu kanceláře je schopnost komunikovat. Výčet jazyků, jimiž se komunikuje ve WO, je úctyhodný: Kromě mateřštiny je to angličtina, němčina, čínština, ruština, španělština, polština, italština, slovenština. Veledůležitá je i komunikace na sociálních sítích a internetu. „V průběhu roku 2023 byl dokončen kompletní redesign webových stránek, jež obsahují rozsáhlé informace pro akademický i osobní život zahraniční komunity a jsou plně dostupné v anglickém jazyce. Samozřejmostí jsou sociální sítě, díky nimž můžeme rychle a dynamicky reagovat na aktuální události a zároveň podporovat vzájemnou výměnu informací mezi zahraničními členy univerzitní komunity,“ říká vedoucí kanceláře.
A i když to vypadá, že pro samé zařizování nemají čas na nic jiného, není to pravda. „Snažíme se aktivně přispívat k vytváření mezinárodně přívětivého prostředí na univerzitě, připravujeme proto pro zahraniční studenty a zaměstnance během roku různé akce. Důležité jsou například tzv. orientační dny pro nově přijíždějící studenty degree programů nebo pro nové zaměstnance. Na přání studentů a fakult jsme v letním semestru vytvořili sérii přednášek s názvem Welcome to Well-being,“ dodává Alena Vyskočilová.
Text přineslo aktuální vydání magazínu Žurnál UP.